英文邮件打招呼

英文邮件写作包含了很多学问。SimpleTense为你准备了最实用的电子邮件写作攻略。怎样写一封地道又得体的英文电子邮件,提高回复率?有哪些屡用不爽的英文邮件开场白和结尾?哪些神句可以拯救你的英文邮件?今天我们为大家一一揭秘英文邮件写作技巧。

文章目录

  • 英文邮件主题和标题
  • 英文邮件称呼
  • 英文邮件正文
  • 英文邮件结束语
  • 英文邮件附件
  • 英文邮件回信
  • 英文邮件其他注意事项

英文邮件主题和标题

英文邮件打招呼
英文邮件打招呼

主题是收件人了解邮件的第一信息,一定要简洁易懂,一定不要使用空白标题,但是也不需要写自己的名字。标题最好能有效地反映出邮件的主要内容,并且包括一两个容易记忆的关键词,以便收信人以后检索。

如果是发邮件询问教授关于某一堂课的内容,subject line可以是科目名称加上具体事项,比如, COM 141 Project 3 Proposal 。

回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。

英文邮件称呼

最安全的开头方式是用“Dear Professor xxx”。或者用Hello/Hi Professor xxx来做开头也可以,不过取决于邮件的正式程度

英文邮件正文

发邮件的目的不同, 正文内容 的措辞自然会有所区别,但简明扼要、行文通顺的原则一定要把握。自己的人生哲学或者血泪史什么的就可以先收起来了,要是你实在想找人倾诉,推荐私聊!

在邮件开头澄清你的用意非常重要,这样才能更好地引出邮件的主要内容。
如咨询:
I am writing to inquire about…

如疑问:
For the assignment xxx, I have the following questions.

如确认:
As discussed over the phone…

如果事情复杂,最好用123的标号分列进行说明。也可以适当对部分文字加粗、斜体来突出重点,但不要过分使用。

英文邮件结束语

较常见的结尾句:
Thank you for your kind cooperation/attention to this matter.

如果你写到任何会对收件人产生负面影响的内容,可以用用这句:
Thank you for your understanding.

如果是在寻求机会或是福利,例如你在求职,用这句作为结果肯定不会错的:
Thank you for your consideration.

如果你在邮件开头已经感谢了收件人,你也可以在邮件结尾再次感谢对方的帮助:
Thank you again for everything.

最后的签名也很重要。每封邮件最后都要感谢对方抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes, Regards”来结尾。 最后署上你的全名,尽量不要用昵称。

英文邮件附件

如果邮件中带有附件, 应在正文里面提示收件人查看附件。附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名。正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。

���ʼ���ͷ��ʾ��лһ���DZ�ʾ�ԶԷ���ȥ�������ı�ʾ��л�������ʼ���β����ʾ��л�ǶԽ����İ�����ʾ��л�����ȱ�ʾ��л�����öԷ���֮��İ�æ�и����������⡣

1��Thank you for your kind cooperation.

�������Ҫ���ŵ��˰�������ij�£��Ǿ͵����ȱ�ʾ��л��

2��Thank you for your attention to this matter.

�����������ƣ������ʾ����ԶԷ����������ṩ�İ�����ʾ��л��

3��Thank you for your understanding.

��������а����κλ�Զ��ŵ��˲�������Ӱ������ݣ��Ǿ�ʹ�������Ӱɡ�

4��Thank you for your consideration.

���������Ѱ��������һ���ô�ʱ������˵������ְ��������仰����β��

5��Thank you again for everything you've done.

�����ӿ������ڽ�β������������������ͬ����������ʼ���ͷ�Ѿ�л���˶��ŵ��ˣ���Ϳ���ʹ����仰����ʾ���ǣ���Ϊ���Ƕ���ľ޴����������Ҫ�ٴθ�л���ǵĸ�����

打工仔每日都會收到大量電郵,無論是同事、客戶及其他合作夥伴,Email老是常出現的”Hope you’re well!”。到底是否可以一句萬事通行?其實不同身份/處境/狀態都應該使用配合當下狀況的開場白,讓電郵發揮更好的溝通能力。

第一次接觸

  1. Good morning/Good afternoon

  2. I hope this email finds you well.

  3. Allow me to introduce myself.

  4. I’m reaching out to discuss…

跟進某些事情的進度

  1. As discussed,…

  2. As promised, I am…

  3. I am checking in on…

  4. I am getting back to you about…

  5. I am following up on our conversation from…

  6. As per our phone conversation earlier…

  7. I just wanted to circle back around to…

  8. Could you please provide me with an update on…?

  9. I just wanted to bump this back up in your inbox in case you missed it.

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想吸引收件人的注意

  1. What if I told you that…?

  2. How would you like to…?

  3. I noticed that you/your company/your competitor recently…

  4. I have a few ideas on how your business can leverage…

營造親切的個人感覺

  1. Congratulations on your [recent achievement]!

  2. It was great bumping into/catching up with you…

  3. I hope you enjoyed your [event]!

  4. How did the [project/campaign] turn out?

  5. I loved your recent [social media post/article] on…

  6. I am very impressed with the way you/your company…

  7. [Name] suggested that I get in touch with you to…

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想直接了當地進入正題

  1. Quick question!

  2. Can you do me a favour?

  3. I need your help with…

  4. Can I pick your brain on…?

  5. Could you let me know your thoughts on…?

  6. I have a few suggestions on…

在電郵中加入活潑的幽默感

  1. I hope you had a fabulous weekend!

  2. I hope you are having a great start to the week!

  3. I hope you are having a wonderful day!

  4. Happy Friday!

  5. I hope you have had your morning coffee.

  6. Yes! It’s me again!

  7. I come bearing good news—there are only [number] days till Friday!

  8. I promise this email will not be as long as the last one!

  9. I hope you were not waiting for someone else’s email.

  10. If this email ruined the ‘zero’ status of your inbox, I sincerely apologise!

一句開場白當然不能夠走天下,寄件者應在掌握一定的情報下才向對方發出電郵。尤其如果與對方僅在公事上作交流,語境就宜保持專業中性。當然若是關係要好的合作夥伴,用字活潑一點、生動一點也絕無問題!一旦決定好用哪句作為開場白,之後的核心內容就更易水到渠成了﹗

 

此文章由原作者及JobsDB HK撰寫/編輯。如欲刊登於其他網站或刊物,請電郵至[email protected]與我們聯絡。如有發現侵犯版權,原作者及JobsDB保留採取法律行動的權利。

 

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