零用金是甚麼？

备用金是企业拨付给企业内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。企业拨付的备用金,根据管理需要,可以采用一次性备用金或定额备用金制度,在“其他应收款一一备用金”明细账户中进行核算。 [1] 

备用金（petty cash）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。

备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。

中文名 备用金 外文名 petty cash 别    名 暂定金额 用    途 非独立核算款项

目录

1. 1 涵义
2. 2 核定
3. 3 使用范围

1. 4 管理方法
2. ▪ 借支
3. ▪ 保管
4. ▪ 定额

1. ▪ 非定额
2. ▪ 制度
3. 5 应用举例

预支备作差旅费、零星采购等用的备用金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。对于预支的备用金，拨付时可记入“备用金”（或“其他应收款”）科目的借方；报销和收回余款时记入该科目的贷方。在实行定额备用金制度的单位，除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外，日常支用报销补足定额时，都无须通过该科目而将支用数直接记入有关成本类科目、费用类科目。

预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3～5天零星支付所需现金。各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请，支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度，并签订备用金管理责任书。

备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。

各预算单位领取的备用金应按国务院颁发的《现金管理条例》进行管理，单位所发生的经济往来，除规定的范围可使用现金外，其他应通过银行进行转账结算。备用金管理包括借支管理和保管管理。

备用金借支

1、企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。

2、各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

3、各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支款或补充备用金。

备用金保管

1、备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送经理。

2、备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

3、备用金账户应做到逐月结清。

4、出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。

备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

备用金定额

（一）定额管理

定额管理是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。一般对用于费用开支的小额备用金，实行定额管理的办法；对用于销售找零用的备用金，按营业柜组核定定额，并拨给现金。各柜组可从销货款中经常保留核定的找零款，不存在支出和报销的问题。

备用金非定额

（二）非定额管理

非定额管理是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。在凭有关支出凭证向财会部门报销时，作为减少备用金处理，直到用完为止。如需补充备用金，再另行办理拨款和领款手续。对用于收购农副产品的备用金，在集中收购旺季时一般采用非定额管理的办法，在淡季零星收购时则采用定额管理的办法，实行交货补款。

总而言之，无论实行哪种管理办法，都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度，并指定专人负责经管备用金。经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任。

备用金制度

1.设置批准制度

对哪些部门、哪些业务实施备用金管理，应建立一个规范的申请、批准制度。

对批准使用备用金的部门，必须根据需要事先核定一个科学合理的备用金定额。

3.日常管理责任制度

使用部门必须对备用金指定专人管理，并明确管理人员必须执行的现金管理制度、按规定的使用范围和开支权限使用、接受财会部门的管理及定期报帐等各项责任制度。

财会部门必须对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点，防止挪用或滥用，保证备用金的安全完整。

5.审查入帐制度

对备用金使用部门报销的所有票据，财会部门都要象对其他原始凭证一样，进行严格的审核后方能付款记账。

例：某商业企业的储运部门发生与备用金有关的经济业务如下：

（1）按定额管理核算：

借：其他应收款——备用金——储运部门 500

（2）按非定额管理核算：

借：其他应收款——备用金——储运部门 500

贷：库存现金 500

2.储运部门报销运费250元。

（1）按定额管理核算：

借：管理费用——运费 250

贷：库存现金250

（2）按非定额管理核算：

借：管理费用——运费 250

贷：其他应收款——备用金——储运部门 250

3.储运部门将备用金的余额交回财会部门。

（1）按定额管理核算：

贷：其他应收款——备用金——储运部门 500

（2）按非定额管理核算：

借：库存现金250

贷：其他应收款——备用金——储运部门 250

• 1    沈涛 ．物流企业会计 ：立信会计出版社 ， 2005

員工代墊也能產生勞資糾紛？！零用金雖然瑣碎款項又小，但管理原來不做不行！本篇文章將通盤的來介紹零用金管理，並提供 3 個有效管理的方向。最後，文章中也會提出免去管理零用金的最佳解——達到釋放零用金保管人的壓力，減輕財會人員在作業上負擔的成果。希望看完文章後，企業可以對於零用金及其管理有個全貌的了解。

文章目錄

• 企業初創時如忽略零用金管理的重要性，後期會導致財會問題
• 零用金的定義
• 零用金管理辦法大解析｜辦法涵蓋什麼？（免費下載：零用金管理辦法範本）
• 零用金怎麼管理比較好，是否有建議的工具或方式？
• 如何真正免去零用金管理的負擔？｜使用數位工具和【企業虛擬信用卡】
• 範本下載專區：零用金管理辦法、合法收據憑證示意圖

企業初創時如忽略零用金管理的重要性，後期會導致財會問題

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通常，企業在初創時期雖然零用金的筆數不多，但因為人力常需身兼多職，或是沒有意識到每筆金額都需確實紀錄，使得許多費用沒做到細緻的管理。如果這些管理及流程，在初期就建立起來，不但建置成本、機會成本都較低，到後期面對更複雜的會計帳款時，也可避免帳款對不起來等麻煩的問題。

那麼零用金又是什麼呢？

零用金的定義

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公司一般為了控制現金支出，大額的支出的部分，會使用支票付款。但對於小額支出的部分，像是員工代墊款，企業會想將小而瑣碎的會計事項做一次性處理，達到簡化程序，提升效率的目的。舉例來說，如果一筆計程車費用就要開一張會計傳票，購買公司文具也要開一張，財會人員一定會負荷不了。而零用金的設置，不僅簡化了流程，也可讓員工墊款的壓力降低，不須等到公司每月定期付款的日期才拿到錢。

在作業流程方面，員工申請零用金時，零用金保管人不需作認列費用的分錄，只要將零用金登記簿（非正式帳簿，是備忘記錄簿）作備忘記錄，待員工取得合法憑證及請完款後，或是零用金額度少於某一定額時，保管人才檢附單據向財會報銷費用、要求撥補，此時會計才將費用認列。

然而，零用金的管理十分瑣碎，而且還需設立一個專責的保管人來看管、發放，保管人心臟肯定要夠大顆，不然現金不見他實在責無旁貸呀，說不定還要自己賠償公司損失。

因此，除了定義之外，本篇文章將通盤的來介紹零用金，我們將零用金管理辦法做了重點彙整，以及提供零用金更有效管理的 3 個方向。最後，文章中也會提出免去零用金管理的最佳解——達到釋放零用金保管人的壓力，減輕財會人員在作業上負擔的成果。希望企業看完文章後，可以對於零用金及其管理有個全貌的了解。

零用金管理辦法大解析｜辦法涵蓋什麼？（免費下載：零用金管理辦法範本）

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我們將看過 5 份以上『零用金管理辦法』的內容進行彙整，並將辦法中所涵蓋的 6 個大項一一做導覽，如此一來企業可以快速理解其中的重點，還可以透過下載我們提供的【零用金管理辦法範本】，讓企業省下從零到一編寫的時間，最終快速制定出屬於自己企業文化的管理辦法。

• 免費下載：零用金管理辦法範本

完整的管理辦法，會涵蓋以下幾項重點：

1. 零用金適用範圍
定義出可以使用零用金付款的金額範圍，一般企業多設在 $ 5,000 元以內，或是在更細部的定義適用的款項，例如：短程車資、員工聚餐費用、辦公室用品等。

2. 零用金作業流程

• 零用金請領流程

1. 員工先行代墊流程
   零用金支付項目且額度內之支出，員工先行代墊費用後進行零用金申請，經核准後由零用金帳戶進行付款。
2. 零用金直接支付流程
   零用金支付項目且額度內之支出費用，由零用金直接支付，零用金管理人員支付後進行申請核銷，核銷後將金額撥補至零用金帳戶，使其零用金帳戶保持固定金額。
3. 預借零用金流程
   員工提出預支零用金申請，經核准後得以先行請領，但會規定須於幾日內檢據報銷。

• 撥補零用金流程：
  零用金少於帳戶某一金額時，零用金保管人須彙整零用金憑證並申請零用金撥補至定額。

3. 定義權責部門
指定各部門及人員在零用金管理流程上的的責任，包含：零用金管理部門、零用金管理人，財務部門、各單位主管、各單位人員。

4. 請領零用金申請辦法
說明請領人須在某特定日期前請領，檢附合法原始憑証、示範合法憑證樣式。

• 免費下載：合法收據憑證示意圖範本

5. 零用金撥款辦法
企業通常會於固定日期撥款給請款人。

6. 零用金撥補辦法
零用金保管人員於零用金支用至相當數額時，檢附相關原始憑証並編製傳票，審核人員會將檢附的原始憑證所加蓋【付訖】章。

零用金怎麼管理比較好，是否有建議的工具或方式?

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1. 建立零用金管理制度
由於零用金設置是為了企業能迅速作業且簡化會計流程所設計的，即使是每日處理不多帳款的小企業，此制度能避免因混亂而累積的財會問題、代墊產生的勞資問題。因此會計師建議，企業無論是初創或是成立已久，都要訂立書面管理規則來建立制度，不只可以避免重複付款，省下耗費人力補救的時間，也使請領員工可以順利的拿到自己的代墊款。

2. 提供合法收據憑證示意圖給員工，以避免因不合規產生的勞資糾紛
員工申請零用金時應檢附合格的原始憑證（發票或收據），並檢附經相關權責單位之簽核文件以利後續會計作業。然而，大部分企業還是會遇到員工提供憑證不合規的問題，目前台灣的合格收據包含：二聯式發票、三聯式發票、收銀機發票、電子發票、乘車證明等，且因為要讓公司報帳，原始憑證上也須打上統編。企業應展示合法憑證給員工，以免因憑證不合規而讓員工虧錢，不然是有可能造成某種程度的薪資給付不完全，企業可是會惹上勞資糾紛，或是被主管機關裁罰的！

• 企業可直接下載我們提供的合法收據憑證示意圖，讓員工做參考使用。
  （點此免費下載：合法憑證示意圖範本）

3. 務必每日做好記帳管理
有了管理辦法之後，最重要的是做好每日的記帳管理，因此公司可以透過『零用金收支表』來理帳，每當一有零用金請領時都需確實的記錄下來，並請申請人簽名。之後每隔固定時間，核算一次手上現金與零用金收支表的餘額是否相符即可。

如何真正免去零用金管理的負擔？使用數位工具和【企業虛擬信用卡】

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如果企業覺得設立零用金制度太麻煩、找專人來管理零用金有遺失的風險，那麼使用【企業虛擬信用卡】和數位工具，可以輕鬆幫你解決這些問題！下面就來細數這樣做的 4 個好處：

1. 員工免代墊，不怕勞資糾紛
無論是買辦公室文具，或是買高鐵票，都可以刷企業虛擬信用卡！使用企業信用卡讓拖欠員工代墊款變成不可能，因此才能真的向勞資糾紛說掰掰。另一方面，零用金管理者不需再保管現金，更不用為了核對現金與零用金帳簿金額是否吻合，花一整個下午在為帳簿糾錯。

2. 可先設定企業卡付款條件，讓筆筆消費都可控
當員工對於政策不熟悉時，一旦不小心報帳超過公司零用金金額上限，虛擬卡也可以透過預先設置消費業種、時間、金額，將不合規的費用款項排除，讓以往需要靠人工交叉比對帳簿和餘款的工作，交由數位工具來防呆。

透過設定零用金政策，一旦超支了系統可以自動示警，有效避免人為的疏失，從源頭做好管理。

3. 數據自動串接，簡化費用報帳流程
由於虛擬信用卡可與數位工具系統串接，讓每筆刷卡消費資訊可以被即時、有效的轉換成企業的報帳單，不但省掉許多填寫重複資料的程序，也提升員工提早報帳的意願，讓企業對現金流更有掌握度。

企業使用 COMMEET 系統的虛擬信用卡消費後，費用資料可自動產生報銷單，不用重複填寫資訊讓報帳流程更簡單快速。

4. 整合破碎零用金資料，作為預算編列、優化基礎
不只免去人工一筆一筆紀錄零用金的麻煩，透過虛擬信用卡和數位工具的管理，這些資料可以作為後續編列、優化預算的應用，數位工具可以產出清晰、可視化的圖表，讓企業進行年度預算規劃時，可以更加精準、容易。 點我立即申請企業虛擬信用卡服務》

彙整了每筆費用資料，系統自動生成視覺化報表，讓管理者一目瞭然預估花費 vs 實際花費，可以對未來預算做出有效優化。

下載專區：零用金管理辦法、合法收據憑證示意圖

• 【零用金管理辦法】範本，點此下載
• 【合法收據憑證示意圖】範本，點此下載

企業初創時，創辦人中即便沒有財會背景，也沒有聘請專職的財會人員，千萬不能為了忙公司產品上線、拼業務發展，而忽略了每日要好好紀錄帳款的重要性，即使是佔比小的花費 —— 零用金也是如此。企業如果什麼請款制度都尚未建立的話，不妨就從實施零用金管理辦法開始，這時可以透過下載我們提供的範本以及合格憑證示意圖，讓公司減少制定的時間，並避開未來可能發生的財務帳款漏洞。

另一方面，即便是創立已久的企業，或是數位原生世代的新創，都可以透過使用企業虛擬信用卡與數位管理工具，將原本耗時的管理交給工具來解決。一方面可以讓員工免代墊避開勞資糾紛，一方面可以簡化報帳流程，讓報帳更加即時，企業對於現金流的掌握度也越高。最重要的是，透過整合這些零碎的費用資料，企業可以做好未來的預算規劃，增加企業運營的競爭力！

文／Phoebe Wang｜COMMEET編輯群