我在日商工作十幾年了，又因為是製造業，公司對於5S特別要求。從一進公司就開始接觸，而後也經過專門的培訓課程，直到成為高階主管，更加重視這一塊。 Show 5S是什麼5S是一種管理活動，起源於日本，是由五個日文讀音開頭為S的名詞所構成的管理流程。目的是為了改善企業體質以及工作環境，增進工作效率。可用於生產管理、倉儲管理、檔案管理等工作流程。  1.整理（SEIRI） ：區分要與不要 2.整頓（SEITON） ：要的東西分類後明確定位跟標示 3.清掃（SEISO） ：定期清掃 4.清潔（SEIKETSU）：制定3S的制度跟程序，以維持整潔狀態 5.素養（SHITSUKE）：培養每個人養成良好習慣（自律) 因為整齊的工作環境，對於好品質跟高效率有非常大的關聯。原先我只是在公司運用5S，斷捨離後也將5S結合在日常生活以及到府教學。 斷捨離中的斷為斷絕不需要的東西，捨為捨棄多餘的物品，指的就是5S中的第一步驟－整理。再來才做5S中的第二步驟－整頓：將要的東西分類、定位（收納）跟標示。 所以常說要先斷捨離物品，才能談收納，就是這樣的道理。沒有先斷捨離，沒有先整理，就收納，也只是越收越亂。有了以上認知後，接下來介紹辦公室整理術。 小印的工作整理術1.丟掉用不到的文件 每年年底進行文件整理，確定未來用不到的直接丟 。 ▲一直以來都讓自己的資料、筆記本、講義維持在一個抽屜的量就好。（圖片提供／小印） 2.淨空桌面 平常桌面要淨空，沒有任何跟工作無關的東西。整齊的辦公桌會讓上司老闆有好印象，因為一個人的狀態會表現在他所處的環境。（但堅持電腦桌布要定期換成最愛的卡娜赫拉，療癒工作疲累）（圖片提供／小印） ▲辦公桌（實在很想將右邊的資料夾收起來，但這是讓同事放給我的文件，所以一定要放在桌上。）（圖片提供／小印） 3.收整電腦桌面的捷徑 電腦桌面上的捷徑都是每天會用到的，其他收起來，維持在十個以內。 4.只留下用得到的文具 文具不用太多，留每天都會用到的就好，筆一種只要一支。不常用的放在公用區跟同事共用，也可以幫公司省錢。 5.廢紙也妥善放置 為了環保，廢紙也要好好管理。 ▲左邊放每天都會用到的表單，右邊放廢紙（這是學前日本上司的習慣哈哈），這廢紙背面內容有公司機密，所以只能我自己用在影印其他機密文件。（圖片提供／小印） 6.用餅乾盒輔助收納 用餅乾盒（也可用市售分隔盒）分類各項文具。 ▲最喜歡用餅乾盒來分格，除了左下方的備品欄跟上方的名片以外，其他都是每天會用到的文具，一個都不能少（圖片提供／小印） 7. 整理電腦檔案 十年前剛進公司時公司檔案非常混亂，每個人的檔案都存在自己的電腦，也沒共用，文件版本混亂，自己工作時也覺得很沒效率。後來我向公司提出改善提案，主動提議將公司所有人的檔案都收集、整理，去蕪存菁，集中並放置在共用電腦，規劃每個單位的資料夾以及分類，並做一覽表讓大家方便使用，就這樣一直沿用至今。 ▲最愛這格。（圖片提供／小印） 讓我最引以為豪的就是，當淨空桌面後，同事在半年後也自己默默開始斷捨離抽屜跟桌面的東西。本來桌面堆滿東西，常常找東西找不到，又會懷疑是別人隨便拿走，後來變成以下照片這樣，非常清爽呢！而且再也不復亂，因為他已經享受到桌面淨空所帶來的工作高效率囉。整齊的工作環境會讓人工作起來更有效率，思緒更清明，找個時間來整理你的工作桌吧。 ▲同事有一天受我影響開始整理，桌面變成非常清爽，工作更有效率！（圖片提供／小印） 整理鍊金術師 小印曾經是個擁有上萬件物品的購物狂，個性念舊惜物，也囤積了大量從小到大的物品。 因失戀開始大量斷捨離，以19年的網拍專長，在兩年內從雜物中回收50萬，達成少物簡單生活，並於2018年轉職成「整理鍊金術師」。 帶著環保跟助人的理念，協助曾經跟她一樣被混亂生活所困、被大量雜物所包圍的人， 教人透過整理來鍊金，讓人越整理越豐盛，展開自由的第二人生！ 粉絲專頁：https://www.facebook.com/lifealchemy05/ 網站：https://life-alchemy05.com/ 彙整編輯：May 圖片暨資料提供：整理鍊金術師小印
5個辦公桌整理技巧 「等下就要開會了，昨天印的資料怎麼不見了？」 每天忙碌的工作，不知不覺中，辦公桌就堆起了一座『文件山』，明明就已經很多事情要處理了，卻還要在文件山裡面找那份重要的文件，或是不小心在文件山裡面找到失蹤已久的文具，這種情況是不是非常惱人呢？ 你很常發生以上描述的狀況嗎？ 在這篇文章裡面要來跟各位分享：
讓大家好好整理辦公桌之後，還能繼續保持辦公桌的整潔， 延伸閱讀：5個技巧創造舒服的自宅辦公空間 延伸閱讀：【2019告別凌亂辦公桌】8個收納小物、螢幕架精選推薦，讓你的桌面清爽不再混亂
辦公桌如何偷偷影響我們的工作效率？《成功人士這樣整理辦公桌》一書中就有提到，辦公桌整不整齊，將嚴重影響一個人的工作效率。 浪費時間找東西如果我們每天都要花『一些』時間在從堆積如山的文件堆中找東西，長久下來，可是浪費『非常多』時間在找東西。 影響工作心情如果我們每天早上，一進到辦公室時，看到自己的辦公桌是非常整潔、條理清晰的辦公桌面，我們會得到一個愉悅的工作心情。 我們可以坐下來，好好的規劃今天的工作事項。 反之， ５個實際行動，創造清爽整潔的辦公桌行動1. 辦公桌配置關於辦公桌的配置，我看過許多說法以及版本，今天分享的是我認為最符合一般使用習慣的方案： 1. 電話電話放在左前方（左撇子則在右前方），這樣才能在接電話的同時，右手可以同步作業，例如：抄寫、按滑鼠。 2. 作業區作業區，辦公桌正中央，閱讀、寫字、任何其他正在作業的事項，會在這裡發生。 3. 進行中的文書正在進行的文書可以放在左右兩側，例如：日曆、筆記本、參考書籍…等。 4. 文具區設置在右前方（左撇子則在左前方）放置常用的文具，以便慣用手拿取文具。接電話時也可以順手拿取文具。 5. 文件資料常用的參考的資料，或是跟正在進行中的作業相關的文件、書籍，如：法規、合約、報告書…等。 6. 時鐘放在前方，不論左側或右側，只要是在眼睛輕易可以瞄到的地方就可以。 7. 電腦螢幕應該是目前所有工作的主要工具，當然放置在正前方。 8. 留言板掛在前方牆面上，高度不宜太高，字體不宜太小。 行動2. 便條紙集中管理便條紙經常不知道要貼在哪，很多人常常貼在螢幕上，不但影響使用電腦的清爽，也可能一下子就貼滿了，然後又困擾到底還能貼哪？ 最簡單的就是結合上面說的『留言板』區域統一管理，將重要的資訊直接寫在留言板上，不重要的則寫在便條紙上，以便更新。 行動3. 文件暫置區設置一個文件暫置區，將一些不確定是否還重要的文件丟進去，同樣的，定時的檢視及整理。 因為我們常常在當下不能決定這份文件是否該繼續留著，等到過了一段時間後再回頭來決定，你會發現簡單許多。 行動4. 線路整理電話線、充電線、螢幕線、鍵盤滑鼠線、檯燈的線…，桌面下又有更多的線，如果好好整理這些『線』，你會發現桌面空間更加清爽，且有更多的使用空間。 之後會再推薦一些『整理方法』以及『小道具』 行動5. 妥善利用收納空間#1 分類有邏輯的分類，讓每個東西都有它該去的地方。 #2 善用收納小物市面上有許多辦公桌使用的收納小物，有許多收納小物設計不但符合使用需求，也講求質感，讓使用體驗更加舒適。 #3 善用牆面牆面除了可以掛『留言板』以外，還有很多收納的作用，我們也可以將常用的工具掛在牆上，容易找，也容易取得。 建立正確的觀念及培養良好的習慣，將讓你的辦公桌持續保持在最佳的狀態，而不至於每次整理好辦公桌後，過了沒多久，又恢復成原來的混亂狀態。 觀念1. 物歸原位使用完的東西，習慣性的將它放回原位。這個聽起來簡單的習慣，卻是忙碌的人最容易忽略的地方。 最好每天下班前，利用一分鐘的時間將桌面整理一遍，一旦我們的分類建立好之後，每樣東西都應該可以輕鬆地找到它該去的地方。 觀念2. 桌上只放最近常用的東西最近正在處理的案子，或是每天都會用到的東西，才會放桌上。那種平常不需要，只有特定時候需要的東西，平常就盡量收起來吧。 觀念3. 定期清理桌面座位旁邊最好放置一個垃圾桶，不需要的東西就立刻丟掉。 結論以上分享的整理技巧、觀念，是否對你有幫助呢？ 延伸閱讀：5個技巧創造舒服的自宅辦公空間 延伸閱讀：【2019告別凌亂辦公桌】8個收納小物、螢幕架精選推薦，讓你的桌面清爽不再混亂 |
辦公室文件收納技巧
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