有任何问题,欢迎 提出 英文

使用電子郵件溝通的時候，常常會發生文字被誤解的情況。寫信畢竟不像直接面對面或電話溝通，善用文字傳達語氣(the tone of voice)是很重要的，當然我們可以使用標點符號(punctuation)或時下流行的表情符號(emoticons)輔助溝通，但就算是這些看似能夠幫助傳達語氣的符號，也可能引起對方的誤會，譬如驚歎號(exclamation mark)，既可代表興奮、積極，但也可能被解讀為命令、催促。公司書信往來若使用表情符號可能也不太合適，會讓對方覺得不夠正式、沒有禮貌。

因此，養成良好的寫作習慣是絕對必要的，尤其是並非以英文為第一語的我們，用英文寫電子郵件時，更要小心別在匆促之間寫出一些很常見卻引人反感的句子，就讓我們一起來看看幾個例子，學習如何改寫(paraphrase)這些句子，才能讓收信人從文字上感受到你的真心誠意(sincerity)！

1.Sorry to bother you.  不好意思麻煩你了

大家常常聽到這句話，另一個常見的版本是Sorry to be a burden.，不好意思成為你的負擔，也是不好意思麻煩你了的意思，但寫這句話的人 是不是真心的感到不好意思呢？十之八九，會這麼寫的人只是想要得到對方的注意，或喚起對方的同情， 好像講這句話對方就會出手相助一樣。

不妨將這句話改寫成 Thank you for being patient with me. （謝謝你有耐心地幫助我），注意到了嗎？這句話不僅提到了you，也提到了me，顯示出一種負責任的態度，暗示我想請你幫忙，但我也有相對的責任，也感謝你願意幫助我。特別是在你需要對方即時回覆你的郵件的時候，寫上這句Thank you for being patient with me.，對方在短時間內回覆你的可能性會大大增加。

2. Please advise. 請指教

很多人習慣在email的結尾加上一句please advise，像是 If you have any questions or concerns, please advise.（如果你有任何的問題或者是疑慮，懇請賜教 ），但其實這樣的用法是非常沒有禮貌的，please雖然是「請」的意思，但Please+RV這樣祈使句的句構，就文法看來，是在命令別人做一件事情，而不是詢問對方的意見， 呈現出來的語氣(tone)毫不客氣，好像你沒時間等他回應，只需要簡單明瞭的指示，知道下一步該怎麼做就好，當然這絕對不是你的本意。

那麼這句話該怎麼改寫比較恰當呢？最簡單的寫法是改成：If you have any questions or concerns, please let me/us know.（如果你有任何問題或疑慮，請讓我們知道。)，把主導權交給對方，請您讓我們知道，而不是請建議我們。

更高竿的改寫方式是：Let me know if you have any thoughts on how to proceed with this.（若您對這件事情該如何辦理有任何的想法，請讓我知道。），這麼寫可以提高對方的參與度，讓對方瞭解你們有開放溝通的空間，你願意敞開心胸接受對方的意見。

3. I hope it’s more to your liking.  希望這次有讓您更滿意

有時工作上必需和客戶來來回回溝通好幾次， 譬如若你是平面設計師，要幫客戶設計商標(logo)， 客戶好不容易選定了一個滿意的商標，但是希望你再稍微調整一下，讓商標更符合品牌形象(brand image)。按照客戶的需求改好圖稿之後，你寫了一封信將圖寄給客戶確認，你可能會加上一句 I hope it’s more to your liking. （希望這次能讓你更滿意。），但這樣寫可能會冒犯到客戶，為什麼呢？

I hope it’s more to your liking.這句話在文法上固然正確，片語to one’s liking意指「符合某人的喜好、使感到滿意」，但這句話也暗示，你覺得之前的圖已經很完美，對方的反應竟然不如你預期的好，好像在說：我已經按照你的要求改好了這次的圖稿，這次你總會喜歡了吧！

別讓客戶因為你的一句話，而推翻你的所有努力，建議將這句話改成：I am interested in your feedback on this update. ，feedback on sth. 意指對某事的意見回饋，update是更新、最新進展，所以這句話的意思就是「期待您對最新進度的意見回饋」，展現出願意聆聽對方意見的開放性態度。

Thank you for your prompt reply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.”

Thank you for providing the requested information.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。

Thank you for all your assistance.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”Thank you raising your concerns.

就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”

在邮件的结尾

在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。

Thank you for your kind cooperation.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。

Thank you for your attention to this matter.与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。

Thank you for your understanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。

Thank you for your consideration.如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。

Thank you again for everything you ve done.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。

十种场合的表达

1. Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。

How are you? 你好吗?

How is the project going? 项目进行顺利吗?

2. Initiate a meeting 发起会议

I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben.

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