能力強的人,怎麼整理辦公桌:恰到好處的亂,讓你的效率發揮到極致(圖解)整理是「丟掉」不要的東西,「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。 Show
內容簡介 工作能力強的人, 除了捨、活、續之外, 本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」,他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的? ◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。 ◎文件「站」起來,工作效率才會高。 ◎ 充分利用「六三一法則」。 ◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。 ◎桌上一定有這三樣東西:能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。 ◎
他們,一定準備好提升效率的7大道具: ◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。 除了以上幾個方法,壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。 整理辦公桌就是整理腦袋!所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。 目錄推薦序 這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚(筆記女王Ada) 第一章 整理是為了效率,不是為了整齊 第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋 第三章
一進辦公室,就知道今天的工作順序 第四章 那張看不見的辦公桌,也要整理整頓 第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理 序/導讀前言 你的辦公桌,代表你的工作能力 三十幾年來,為了推動辦公室工作的效率化,我一直以專業顧問的身分,為許多的企業及政府機關,策劃「捨.活.續整理術」的教育訓練,並指導他們進行改善。 在指導的過程中,我深切地體認到:上班族(包括業務、行政人員等)的煩惱,都是一樣的—— 「桌上的文件堆積如山,沒有收拾。」 也就是說,很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。 找不到文件,浪費的不只是時間 對上班族來說,這可是生死存亡的大問題,因為整理資料、物品的能力,會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭── □ 文件是否散亂於各處? 如果三者中有一項符合,你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘,大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。 如果你找一份文件要花十分鐘,就等於把五百日圓丟進了水溝裡。(按,以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算,則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢,10分鐘就是40塊錢) 所有工作都是「始於桌面,終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟,就不可能提升工作效率、創造工作成果;反過來說,只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨,從今天起,你就可以做好工作。 我推廣了30年的辦公室效率革命 抱歉,我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術,雖然書裡介紹的技巧很多,但規則只有三條: 一、 捨:丟掉 只要把這三條規則融入平日的工作習慣,就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」;換句話說,就是掀起工作上的「效率革命」。 用本書的「捨.活.續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間,除了能提升你的工作能力,也一定能全盤改變你的人生。 請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。 推薦序 這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚 一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態,好不容易花了一段時間做整理,但接下來卻沒有養成自律的好習慣,導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念,讓我們了解,在整理好之後,如何做好持續保持的功夫。 我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的,整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人,怎麼整理辦公桌》,但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟,事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚,一坐到辦公桌前,就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理,讓工作流程被梳理得井然有序,做起事來流暢,且不必花時間在找東西上面。 其次,作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理,甚至手帳用法,分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道,實行起來也不困難,卻能達到很大的效果,幫你提升工作效率。例如:桌面就要像飛機跑道一樣淨空,只放正在工作中的東西,這樣可以保持專注力;抽屜文具收納整齊,且有固定位置,取用方便;很多人很頭痛的檔案管理問題,在本書中也介紹了簡單又很有用的方法,即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。 雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保,但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同,平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫,以方便和原本的白色文件作為區隔,才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法,很值得大家學習。 對於職場新人,可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢;職場老手,也可以從書中學到一些實用的技巧,讓自己工作效率更加提升。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說,是一本不可多得的好書。 試閱第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋(節錄)從這裡開始,終於要進入「捨‧活‧續整理術」的Know-How了。首先,我要向各位讀者介紹的,是最貼近大家的「文件‧物品」整理術。每個人的辦公桌,最需要整理的東西,主要有下列三種:包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」,包括各種文具在內的「物品」,及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。千萬別只整理文件根據我的指導經驗,不論是民營企業或政府機關,這三種東西所占的比例,大約都是「文件」60%、「物品」30%、「書籍」10%,我稱此為「631法則」。你辦公環境的這些東西,是不是像相撲火鍋一樣混雜在一起呢?如果無視於「631法則」的存在,只用一般的「文書管理」、「分類歸檔」等方法,來管理那60%的文件,是不會有多大成效的,一定要把剩下的30%的物品和10%的書籍,也加入整理、整頓的項目之中,不能只整理文件。如同我在第一章告訴各位的,整理,基本上就是「丟掉」。為了能夠更有效率地丟,首先,請把你桌子周遭的所有東西都搬出來,堆成三座小山(群組),也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」三個群組。分類完畢後,就開始挑出需要的東西,其餘的就丟掉。整理完桌子周遭後,與同事共有的收納空間,也同樣按照「全部搬出來→分類成三座山→挑出需要的東西」的順序進行整理。◎ 文件首先,將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」三個群組。前兩項——尤其是進行中文件——因為重要度高而且記憶猶新,所以應該很容易就可以挑出來;至於已經完成的工作文件,請根據使用頻率、重要度、公司的基準等,決定要丟掉還是留下。◎ 物品要挑出自己需要的物品時,我想你會發現,原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。文具、未使用的帳票(帳簿、傳票)、檔案用品、要發的小冊子、面紙等等,應該都在其中。撿選這些物品要掌握一個重點,就是不要重複,以減少庫存。抽屜裡如果有不用的東西,不但浪費收納空間,還會在尋找文具時,浪費不必要的時間。丟掉不需要的東西,就可以省去不必要的麻煩和時間。◎ 書籍建議積極丟掉和IT(Information Technology,資訊科技)有關的書籍和雜誌。因為IT技術革新的速度非常快,這些書籍的內容馬上就過時了。地圖集也一樣,因為縣市合併,很多地名都變了,所以數年前的地圖,很多時候都派不上用場。但是,辭典、主題內容不易退流行的書籍、小說等,就算留下來也不會造成什麼問題,所以這類的書籍,可斟酌其內容後,再分成留下和丟掉兩個群組。要丟還是要留,60秒內做決定工作上許多時候,都需要我們瞬間做出判斷,「捨‧活‧續整理術」也是一樣,為了要丟還是要留而猶豫不決,就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限,就是60秒。有人或許會認為限時60秒太短了。但是,如果以大家所熟悉的電視廣告為例,大部分的電視廣告,基本長度是15秒鐘。感覺上15秒好像很短,但這15秒鐘中不但有起承轉合,還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望,效果驚人。所以,我們只需要15秒鐘,就可以做出決定。我之所以將時間設定為60秒,是因為區分文件時,有人會對一些老舊文件依依不捨、埋首閱讀。當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等等,都很易讓人產生特殊感情,所以不肯輕易放手的心情,是可以理解的。但是,因為「留戀」「猶豫」而延誤到整理作業,就傷腦筋了。因此,請大家給自己決定的時間,設下一個60秒的底限。只要逼自己在60秒內做出決定,就沒有時間猶豫,而且習慣之後還會越來越果敢,越丟越上手,所以大家不必擔 詳細資料詳細資料
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