英文邮件写作包含了很多学问。SimpleTense为你准备了最实用的电子邮件写作攻略。怎样写一封地道又得体的英文电子邮件,提高回复率?有哪些屡用不爽的英文邮件开场白和结尾?哪些神句可以拯救你的英文邮件?今天我们为大家一一揭秘英文邮件写作技巧。
文章目录
- 英文邮件主题和标题
- 英文邮件称呼
- 英文邮件正文
- 英文邮件结束语
- 英文邮件附件
- 英文邮件回信
- 英文邮件其他注意事项
英文邮件主题和标题
主题是收件人了解邮件的第一信息,一定要简洁易懂,一定不要使用空白标题,但是也不需要写自己的名字。标题最好能有效地反映出邮件的主要内容,并且包括一两个容易记忆的关键词,以便收信人以后检索。
如果是发邮件询问教授关于某一堂课的内容,subject line可以是科目名称加上具体事项,比如, COM 141, Project 3 Proposal 。
回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。
英文邮件称呼
最安全的开头方式是用“Dear Professor xxx”。或者用Hello/Hi Professor xxx来做开头也可以,不过取决于邮件的正式程度 。
英文邮件正文
发邮件的目的不同, 正文内容 的措辞自然会有所区别,但简明扼要、行文通顺的原则一定要把握。自己的人生哲学或者血泪史什么的就可以先收起来了,要是你实在想找人倾诉,推荐私聊!
在邮件开头澄清你的用意非常重要,这样才能更好地引出邮件的主要内容。
如咨询:
I am writing to inquire about…
如疑问:
For the assignment xxx, I have the following questions.
如确认:
As discussed over the phone…
如果事情复杂,最好用1、2、3的标号分列进行说明。也可以适当对部分文字加粗、斜体来突出重点,但不要过分使用。
英文邮件结束语
较常见的结尾句:
Thank you for your kind cooperation/attention to this matter.
如果你写到任何会对收件人产生负面影响的内容,可以用用这句:
Thank you for your understanding.
如果是在寻求机会或是福利,例如你在求职,用这句作为结果肯定不会错的:
Thank you for your consideration.
如果你在邮件开头已经感谢了收件人,你也可以在邮件结尾再次感谢对方的帮助:
Thank you again for everything.
最后的签名也很重要。每封邮件最后都要感谢对方抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes, Regards”来结尾。 最后署上你的全名,尽量不要用昵称。
英文邮件附件
如果邮件中带有附件, 应在正文里面提示收件人查看附件。附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名。正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。
���ʼ���ͷ��ʾ��лһ���DZ�ʾ�ԶԷ���ȥ�������ı�ʾ��л�������ʼ���β����ʾ��л�ǶԽ����İ�����ʾ��л�����ȱ�ʾ��л�����öԷ���֮��İ�æ�и����������⡣
1��Thank you for your kind cooperation.
�������Ҫ���ŵ��˰�������ij�£��Ǿ͵����ȱ�ʾ��л��
2��Thank you for your attention to this matter.
�����������ƣ������ʾ����ԶԷ����������ṩ�İ�����ʾ��л��
3��Thank you for your understanding.
��������а����κλ�Զ��ŵ��˲�������Ӱ������ݣ��Ǿ�ʹ�������Ӱɡ�
4��Thank you for your consideration.
���������Ѱ��������һ���ô�ʱ������˵������ְ��������仰����β��
5��Thank you again for everything you've done.
�����ӿ������ڽ�β������������������ͬ����������ʼ���ͷ�Ѿ�л���˶��ŵ��ˣ���Ϳ���ʹ����仰����ʾ���ǣ���Ϊ���Ƕ���ľ����������Ҫ�ٴθ�л���ǵĸ�����
打工仔每日都會收到大量電郵,無論是同事、客戶及其他合作夥伴,Email老是常出現的”Hope you’re well!”。到底是否可以一句萬事通行?其實不同身份/處境/狀態都應該使用配合當下狀況的開場白,讓電郵發揮更好的溝通能力。
第一次接觸
Good morning/Good afternoon
I hope this email finds you well.
Allow me to introduce myself.
I’m reaching out to discuss…
跟進某些事情的進度
As discussed,…
As promised, I am…
I am checking in on…
I am getting back to you about…
I am following up on our conversation from…
As per our phone conversation earlier…
I just wanted to circle back around to…
Could you please provide me with an update on…?
I just wanted to bump this back up in your inbox in case you missed it.
▪ 職場英文咁寫已過時?學識用清新自然Email用語/開場白/上下款
▪ 仲嚟well received?寫好公事email,閃避港式英文
想吸引收件人的注意
What if I told you that…?
How would you like to…?
I noticed that you/your company/your competitor recently…
I have a few ideas on how your business can leverage…
營造親切的個人感覺
Congratulations on your [recent achievement]!
It was great bumping into/catching up with you…
I hope you enjoyed your [event]!
How did the [project/campaign] turn out?
I loved your recent [social media post/article] on…
I am very impressed with the way you/your company…
[Name] suggested that I get in touch with you to…
▪ 【病假英語】WhatsApp、email語境大不同 請sick leave的5大注意事項
▪ Best Regards變Best Regrets﹗打開公司Email,千奇百趣的錯字語錄來了
想直接了當地進入正題
Quick question!
Can you do me a favour?
I need your help with…
Can I pick your brain on…?
Could you let me know your thoughts on…?
I have a few suggestions on…
在電郵中加入活潑的幽默感
I hope you had a fabulous weekend!
I hope you are having a great start to the week!
I hope you are having a wonderful day!
Happy Friday!
I hope you have had your morning coffee.
Yes! It’s me again!
I come bearing good news—there are only [number] days till Friday!
I promise this email will not be as long as the last one!
I hope you were not waiting for someone else’s email.
If this email ruined the ‘zero’ status of your inbox, I sincerely apologise!
一句開場白當然不能夠走天下,寄件者應在掌握一定的情報下才向對方發出電郵。尤其如果與對方僅在公事上作交流,語境就宜保持專業中性。當然若是關係要好的合作夥伴,用字活潑一點、生動一點也絕無問題!一旦決定好用哪句作為開場白,之後的核心內容就更易水到渠成了﹗
此文章由原作者及JobsDB HK撰寫/編輯。如欲刊登於其他網站或刊物,請電郵至[email protected]與我們聯絡。如有發現侵犯版權,原作者及JobsDB保留採取法律行動的權利。
email email opening lines email template Email開場白 work email 公事Email 商業英語email 職場英文 職場英語 英文email
想收到更多JobsDB最新職場資訊?
This iframe contains the logic required to handle Ajax powered Gravity Forms.
熱門文章
【2023年12星座事業運程】盤點職場流年走勢 白羊座易「越位」 巨蟹座轉工有運行
現時的大環境話變就變,正在職涯跑道上全速前進的打工仔,2023年會否成為事業贏家,抑或需接受重重挑戰?從占星術角度,宇宙星體的某些轉變,往往可影響著12星座的心理素質及行事作風,亦即是星座運程,打工仔如能預先知道流年走勢如何,便可及早做到「自己的前途自己部署」。 盤點2023年12星座事業運勢 占星師逐一拆解 「紫星薈」創辦人及占星師紫秤表示,12星座在2023年即將出現的事業趨勢,有某些變化在2022年年尾已見端倪,努力為未來打拼的打工仔,不妨多加留意,盡早規劃新一年的職涯。 白羊座 — 小心自設「越位」陷阱 事業運綜合指數:中等至偏高 今年木星坐落白羊座,所以出國出差的機會較多;整體而言,上半年的工作狀況偏向穩定,但年尾要加倍留神,將有不少枝節橫生,不過,因今年身邊有的是貴人,故此問題最終將可迎刃而解。 2023年需特別注意,別因感情用事,偏離自己的定位,並應避免只顧一味向前衝,出現「越位」情況,結果自討苦吃,得不償失。 ...
地盤佬日誌-傳統做法VS科技
近年科技發展迅速,好多行業幾年仲有一次科技革命所有嘢都革新晒。相對俾我哋建築行業到而家都仲有好多嘢係用緊幾十年前嘅傳統做法。又等我簡單講吓我對傳統做法同科技嘅見解啦。 傳統做法 建築係一個千年歷史嘅行業,有啲習俗係源遠流長,尤其是某啲建築物料如果一路沿用可以係一個師傅幾十年前學返嚟嘅手法一路都唔變,亦都會因為師傅嘅經驗越來越多熟能生巧越做越手工越好。不過都有啲師傅比較頑固,就算有更加好更加快靚正慨做法或工具的拒絕去用。唔好話師傅有時連管理層都係用返幾十年前嗰套做法,唔好話BIM仲有啲連CAD都唔識睇,一定要要A0大圖先識睇。 ▪ 地盤佬日誌-呢個地盤我最大 ▪ 地盤佬日誌-地盤佬唔使交稅? 科技革新 如果想科技革新好主要睇二樣嘢。 第一當然係成本問題啦,殺頭生意有人做,虧本生意無人做,而家世界資訊咁發達只有一樣嘢啲老細覺得有利可圖佢有機會會引入新科技,例如我上上單嘢泥水判頭買左部批蕩機,施工期間真係慳咗好多人手,不過可能嗰部機唔識用陰力(批蕩係師傅有啲技術用陰力先至容易癡得實),所以最後空鼓你平時用人手多好多,唔少要拆返出嚟,最後個判頭都好似係賺多咗少少,傳說中佢下一單就在買咗部新型號啲嘅批蕩機。 ...
啟德體育園吸納IT專才打造高質用戶體驗 揀將首重熱誠與創意
四年一度的世界盃剛剛閉幕,一項如此矚目的盛事,身為IT人的你若能參與其中,執行數碼科技操作,令大型賽事或活動順利完成,那份極大的滿足感實在難以言喻。 在數碼化年代,體育、娛樂活動場館管理與IT技術,已密不可分。作為香港最大型的綜合體育及活動場館新地標,於2024年底落成的啟德體育園將注入大量數碼與科技技術,以提升用戶享受與別不同的最佳體驗。為啟德體育園提供策略性管理方案的ASM Global正密鑼緊鼓為IT人才配對,並為獲聘新人作全方位培訓,讓他們於工作崗位發揮所長,專才亦能因而奠定長遠的職涯發展,打造雙贏局面。 ▪ 山頭文化、階級觀念、無限OT成職場煉獄?盤點4大最可怕及最吸引公司文化 ▪ 2022年職場海鮮價—給HR的採購指南 肥魚過塘身價必升?10大人氣新海鮮及老海鮮人工行情一覽 嶄新科技提升靈活營運和用戶體驗 在創科大趨勢下,ASM...